整理檔案不懂分類？難怪你覺得做檔案工作好
在面對(duì)眾多檔案資料的時(shí)候，遇到的最大問題是這要怎樣進(jìn)行整理，如何進(jìn)行分類？
其實(shí)，如果了解了檔案分類的方法和原理，在檔案整理過程中可能就不會(huì)那么頭疼了。
請(qǐng)注意的是，檔案分類是一般都是針對(duì)檔案文件的內(nèi)容進(jìn)行的，不要被收發(fā)文之類的給迷惑了。
檔案分類
檔案分類，就把立檔單位所形成的檔案，按其來源、內(nèi)容、時(shí)間或其他形式特征，劃分為若干類別，使其進(jìn)一步條理化、秩序化。
看過概念，是不是對(duì)檔案分類有更多一點(diǎn)了解了？
原來覺得說概念，都比較無趣，但是轉(zhuǎn)過頭來看，還是概念把檔案分類這件事說清楚了啊！
檔案分類就是根據(jù)立檔單位所形成的檔案的來源、內(nèi)容、時(shí)間或其他形式特征進(jìn)行整理，劃分為不同的類別，最終使得立檔單位的檔案有條理，有秩序。
在何魯成87年版本的《檔案管理與整理》一書中，說分類一事，是人類的天性，然后舉了一個(gè)有趣的例子：
白郎士曾云：“我輩可在水果攤子上，得分類實(shí)際之證明，機(jī)巧如小販，絕對(duì)不致將所有水果，不論好壞混雜起來。他必將所有水果，分成幾級(jí)，各立價(jià)目。”
你看，這段話可以這樣理解：
把一個(gè)單位的檔案想成一個(gè)水果攤，檔案工作者想成水果攤的攤主，各種各類的檔案就是各式各樣的水果。
在擺攤的時(shí)候，肯定不會(huì)說把所有的水果一股腦地堆在一起。
可能先按照水果種類的不同放在一起，比如蘋果和蘋果放一起，橘子和橘子放一起，西瓜和西瓜放一起，對(duì)吧？
這就像一個(gè)單位的檔案一般會(huì)分成文書檔案啊、專業(yè)檔案啊、人事檔案啊、會(huì)計(jì)檔案啊、照片檔案啊、實(shí)物檔案啊這種。先按照不同的門類把檔案各自歸歸類。
然后一樣的水果放一起了，但是比如說同樣是蘋果，蘋果的品相不同，價(jià)格當(dāng)然也會(huì)有區(qū)別，會(huì)想著把價(jià)格高的放一起，價(jià)格低的放一起，分別放在不同的筐里。
這是不是就像文書檔案分類中的劃分保管期限？按照檔案的價(jià)值分為永久、定期30年、定期10年。
價(jià)格貴的蘋果里是不是有可能按照顏色深淺分成紅的正和稍微有點(diǎn)淺的紅，也是不是有可能按照大小個(gè)分成大的蘋果和小的蘋果？
這個(gè)就像文書檔案里分完保管期限，分機(jī)構(gòu)（問題）一樣，在同一保管期限里，或是選擇根據(jù)檔案內(nèi)容反映的問題分類，或是根據(jù)檔案內(nèi)容產(chǎn)生的機(jī)構(gòu)分類。
水果攤里的蘋果分到最后，按照顏色分，可能就是貴的顏色正紅的蘋果放一起，貴的顏色稍淺紅的蘋果放一起，按照大小分，也有可能是貴的大的蘋果放一起，貴的小的蘋果放一起…
這就像文書的檔案里，按照問題分，就有可能是分為永久——綜合啊、永久——業(yè)務(wù)啊、永久——人事啊等等類別；按照機(jī)構(gòu)分，就有可能有永久——辦公室、永久——人事科等等類別……
至此，這樣按照水果種類，價(jià)格、顏色、大小等不同的分類方法進(jìn)行分類，顧客一走到水果攤前，肯定是一目了然，有序又整潔的，就知道需要買什么了。
SO，檔案分類，也就是像水果攤主對(duì)水果進(jìn)行種類、價(jià)格、顏色、大小等分類的過程一樣，只是檔案分類需要采用檔案相關(guān)的分類方法。
檔案分類的方法
就像水果有水果的分類方法一樣，檔案也有自己獨(dú)特的分類方法，常用的分類方法有年度分類法、問題分類法、機(jī)構(gòu)分類法。
1、年度分類法
年度分類法是根據(jù)檔案文件形成的自然年度或?qū)I(yè)年度分成各個(gè)類別。
將文件按其形成年度分類。
跨年度一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
對(duì)于計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度。
跨年度形成的會(huì)議文件歸入閉幕年。
跨年度辦理的文件歸入辦結(jié)年。
當(dāng)形成年度無法考證時(shí)，年度為其歸檔年度，并在附注項(xiàng)加以說明。
2、問題分類法
問題分類法是按檔案文件內(nèi)容所涉及的問題（主題）對(duì)檔案進(jìn)行分類。
適合立檔單位小，內(nèi)部組織工作有交叉。
如一個(gè)單位檔案可以根據(jù)檔案的內(nèi)容反映的問題可分為綜合類、黨群工作類、人民代表大會(huì)類、農(nóng)林水利類、工業(yè)交通類、財(cái)糧貿(mào)易類、計(jì)統(tǒng)基建類、科學(xué)文衛(wèi)類、政法軍事類、人事勞動(dòng)類、行政事務(wù)類等。
3、機(jī)構(gòu)分類法
機(jī)構(gòu)分類法是按照立檔單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)對(duì)檔案進(jìn)行分類。
每一個(gè)具體的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)就是一個(gè)具體的類別。
檔案文件由哪個(gè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)辦理（起草、承辦），在哪個(gè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)中形成，就將其歸入哪個(gè)組織機(jī)構(gòu)中。
需注意：在一個(gè)單位分類方案中，機(jī)構(gòu)分類法與問題分類法不能同時(shí)采用，需要根據(jù)機(jī)關(guān)歸檔文件的實(shí)際情況選擇其中一種。
檔案分類如何操作
看完水果攤的例子，對(duì)分類可能有個(gè)模糊的概念，然后又介紹了常用的檔案分類方法，現(xiàn)在來說說，在知道了檔案分類方法下該如何操作。
《歸檔文件整理規(guī)則》中提到：
歸檔文件一般采用年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限、年度——保管期限——機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行三級(jí)分類。
其實(shí)，就說明了一個(gè)問題，檔案分類不是簡(jiǎn)單的采用一種分類方法就可以的，至少要同時(shí)采用年度、保管期限、機(jī)構(gòu)或問題這三種分類方法的。
正常情況下，先把文件按形成年度分開；
同一年度的文件按不同的保管期限分開；
同一年度、同一保管期限的文件要么按照文件內(nèi)容反映的問題分，要么按照文件機(jī)構(gòu)形成的機(jī)構(gòu)分。
至此，檔案分類基本完成。
直白點(diǎn)說：
如果說一個(gè)單位的分類方案采用的是“年度—保管期限—機(jī)構(gòu)”三級(jí)復(fù)合式分類方法。
那在拿到一份文件時(shí)，首先要看年度，比如說整理的是2018年度的，先要保證整理文件都是2018年度產(chǎn)生的，
再用保管期限分類的方法，判斷是放永久、定期30年，還是定期10年，
再判斷它是屬于哪個(gè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)起草辦理的，
最終判斷它是應(yīng)該放在哪里。
如果經(jīng)過判斷，這份文件屬于2018年度，保管期限是永久，機(jī)構(gòu)是辦公室，那么就把它放在2018年度——永久——辦公室這個(gè)類別當(dāng)中。
其他歸檔文件以此類推。
其實(shí)，經(jīng)過這么一分類解析，歸檔文件之間內(nèi)在的邏輯性，聯(lián)系性就可以顯現(xiàn)出來了，以后在查找利用上就很方便啊。
總結(jié)
每次一說到檔案分類，就有種說不清楚的感覺，但是后來想想，不就是分類嗎？在家做家務(wù)的時(shí)候也會(huì)想著給小朋友的玩具進(jìn)行分類歸納，那這個(gè)分類整理的道理是不是就和檔案分類的原理是相通的？
只不過檔案分類采用的方法有規(guī)定性的說法。這么一想好像就明白怎么做回事。
所以在文中舉了一個(gè)水果攤的，比較貼近生活。
不管這個(gè)類比對(duì)不對(duì)，但愿大家在檔案分類上有一點(diǎn)點(diǎn)啟發(fā)！
